Un programa de modernización es un instrumento que debe contener (pero no limitarse) a:
- Un marco de referencia que define el rol de la institución tanto para las funciones y prácticas catastrales y registrales (uno u otro u ambos), con respecto a su posición en un gobierno, sea este local, estatal (provincial / departamental) o nacional, los instrumentos legales que le dan sustento y sobre todo en relación con sus labores sustantivas.
- Un diagnóstico detallado, que comprende:
- Los aspectos legales y normativos: Leyes y normas vigentes que afectan la función.
- Los procesos existentes: Documentación existente, eficiencia y eficacia.,
- La organización: Su estructura, perfiles, personal, espacios de trabajo y de atención al público, presupuesto, ingresos y cualquier otros aspecto que caracterice a esta.
- La política institucional gubernamental: Se refiere a las relaciones entre dependencias, instituciones, funcionarios con la finalidad de identificar los factores de esta naturaleza que impiden que la función carastral y/o registral se realice de forma óptima.
- Los aspectos técnicos (sustantivos): Se refiere a la situación en la que guardan los colabadores, técnicos y funcionarios en cuanto a su experiencia, conocimientos, y a su vez si estos cuentan con los instrumentos de trabajo necesarios.
- Los tecnológicos: Es fundamental conocer si los recursos tecnológicos son los convenientes, bajo qué condiciones operan, cuáles son las áreas de oportunidad para su mejora, etc. Este comprende tanto el software como el hardware, incluyendo telecomunicaciones, instalaciones físicas de centros de datos, seguridad informática y física, etc.
- Evaluación comparada: Pero también debe incluir una sección de evaluación comparada con respecto a otras instituciones que tienen funciones equivalentes pero cuenten con una mejor evaluación.
- Un plan, con horizontes a corto, mediano y largo plazo, Es debe comprender acciones, métricas y planes específicos, comprendiendo las diferentes aristas:
- La organización: presupuesto, ingresos, su estructura, perfiles, actores, espacios, etc.
- Los procesos: La reingeniería de procesos es una etapa necesaria porque estos necesariamente serán la guía funcional de la misma modernización. Procesos bien diseñados y documentados son fundamentales para determinar las necesidades de las soluciones tecnológicas, el entrenamiento del personal, las condiciones físicas de operación, entre otros aspectos.
- Acondicionamiento físico y recursos materiales: No inusual que las instituciones de estas materias cuenten con condiciones poco adecuadas, es decir espacios no aptos o convenientes, mobiliario en malas condiciones o insuficiente, instalaciones de redes y comunicaciones insuficientes, que tienen un efecto negativo en las labores e imagen que proyectas hacia los usuarios. De ahí que debe incluirse como parte del programa.
- Recursos informáticos y de telecomunicaciones: Los avances tecnológicos son enormes y constantes, de ahí que definir la estrategia en esta materia es fundamental. De ahí que debe definirse la tecnología, arquitectura y requerimientos específicos (necesidades concretas). Por ello debe considerarse:
- La situación actual y próxima de la evolución tecnológica.
- Los recursos necesarios, tanto materiales (infraestructura, telecomunicaciones, equipos de cómputo, sensores, etc.).
- La estrategia tecnológica del gobierno.
- Los costos de adquisición, desarrollo, operación y mantenimiento.
- Las normas legales vigentes que pueden afectar el uso de soluciones en la nube, la incorporación de la firma electrónica y sistemas de pago en línea (internas y externas al gobierno).
- La capacitación, como un paso escencial para la adecuada operación de las soluciones que se implementen.
- Pruebas: El diseño de pruebas que garanticen la calidad de las soluciones, equipos e infraestructura, comportándose como una unidad coherente.
- La puesta en producción. Este es un aspecto que no suele considerarse seriamente, pero es una pieza clave para lograr el éxito.
- El soporte y acompañamiento como parte de los planes garantizaría el funcionamiento y la atención a dudas y fallas de forma óptima.
- Un estudio de mercado, donde se evalúe de forma imparcial de los posibles proveedores y sus soluciones, tanto de equipo, soluciones de software, instalación, etc. Un estudio de este tipo no debe centrarse solamente en los costos sino en el prestigio, calidad, disponibilidad, antecedentes y experiencia, tanto de sus servicios como productos.
